В последние несколько лет предприятия столкнулись с дилеммой: как лучше оцифровать свою деятельность, сделать ее более эффективной и увеличить прибыль. В этой статье будет продемонстрировано, как преобразовать сбор внешних данных, путем перевода их из бумажного в цифровой формат, с помощью приложения для мобильных устройств. Это идеально подходит для Вас, Ваших сотрудников и Ваших клиентов, так как сбор данных осуществляется более эффективным способом. Мобильные приложения позволяют владельцам бизнеса и их сотрудникам управлять своим рабочим процессом в цифровом виде.

Следующие шаги помогут Вам оптимизировать процесс ввода данных и минимизировать человеческие ошибки.

1. Как работает ваш бизнес?
Наблюдая за потоком документов во всех бизнес-процессах и собирая внешние данные, Вы можете определить потенциальные возможности для сокращения потерь и человеческих ошибок, а также для улучшения процессов за счет оцифровки.

2. Идентификация сбора данных на бумажном носителе.
После наблюдения за бизнес-потоком определите все соответствующие точки сбора данных в бумажном формате, которые работают неэффективно и приводят к задержкам в обработке данных.

3. Структурируйте форматы входящих и исходящих данных.
Определите, в каком именно формате Вам нужно получать и отправлять данные. Структурируйте данные таким образом, чтобы можно было загружать их во внутренние системы и выгружать во внешние.

4. Найдите подходящий цифровой инструмент или приложение.
Это может стать самой сложной частью развития. Выбор подходящего эффективного инструмента - одно из самых важных решений для Вашего бизнеса. Если Вы не можете найти подходящий инструмент, начните разработку индивидуального решения, которое выведет Ваш бизнес на новый уровень.

5. Запустите процесс трансформации и обучите своих сотрудников.
Успешное внедрение инструмента само по себе не гарантирует успеха после оцифровки бизнес-процессов. Вам также необходимо обучить своих сотрудников пользоваться новыми интструментами при сборе, импорте и обработке данных.

Пример того, как сработал этот инструмент, можно увидеть в Duo Tax Quantity Surveyors. Это один из ведущих оценщиков налоговой амортизации в Автсралии. Первоначально компания использовала рукописные заметки для сбора данных о проверенных проверках, которые затем вручную вводились в электронную таблицу. Результатом перехода Duo Tax Quantity Surveyors с бумажных документов на мобильное приложение, стало сокращение времени сбора данных на 30% и времени их обработки почти до нуля. Это мобильное приложение привело к тому, что процесс сбора данных стал прозрачным для всех сотрудников компании.

Еще один прекрасный пример оптимизации бизнеса - это CT Group, которая предоставляет услуги самоуправляемых пенсионных фондов (SMSF) в Австралии. Их агенты обычно вручную заполняли формы компании, сканировали их, а затем отправляли заполненные формы обратно в компанию. Огромный успех был в том, чтобы предоставить своим агентам правильный инструмент. В результате увеличилась скорость обработки и, как следствие, расходы компании были сокращены за счет удаления из бизнес-цепочки ненужных бумажных носителей и высвобождения персонала для других важных задач.

Любой бизнес, заинтересованный в улучшении бизнес-процессов (BPI), может обратиться к технологиям: для снижения затрат, повышения производительности и скорейшему переходу к цифровому будущему. Увеличение прибыльности бизнеса может быть легко достигнуто за счет сокращения количества бумажных документов и человеческих ошибок, после внедрения приложения для мобильных устройств.